Den 12. mars samlet tusenvis av eventplanleggere, leverandører og bransjefolk seg for å utforske nye trender som former fremtidens arrangementer. Ved siden av utstillingsområdet besto programmet av foredrag, workshops og paneldebatter, alle med fokus på hva som preger møte- og arrangementsbransjen i dag, og hva vi kan forvente fremover.
Arrangementer som dette er en god mulighet til å få innsikt i bransjen og forstå hvordan virksomheter bruker events i dag. Når man beveger seg rundt på utstillingsområdet og lytter til foredragene, var det noen temaer som gikk igjen flere ganger.
Her er tre innsikter fra dagen som er spesielt relevante for foredragsholdere.
1. Fellesskap slår informasjon
Flere foredrag og diskusjoner i løpet av dagen tok opp hvordan interne arrangementer i virksomheter er i endring.
Tidligere hadde interne arrangementer ofte fokus på faglig utvikling og kunnskapsdeling. I dag opplever mange virksomheter et økende behov for å bringe kolleger tettere sammen. Mange arbeidsplasser er blitt svært skjermbaserte, og ansatte tilbringer store deler av dagen foran egne skjermer, sjekker telefonen i pausene og sparrer med digitale assistenter i stedet for kolleger.
Som et resultat bruker virksomheter i økende grad fysiske arrangementer til å styrke relasjoner og bygge en sterkere følelse av fellesskap blant ansatte. Under diskusjonene på Optimeet ble det tydelig at dette også påvirker hvordan virksomheter bruker foredragsholdere som en del av sine arrangementer.
Det er rett og slett mindre plass til foredragsholdere hvis hovedformål er å formidle informasjon.
I stedet ser mange eventplanleggere etter en hybrid mellom fag og opplevelse. Målet er å skape øyeblikk som samler folk, enten gjennom felles aktiviteter eller foredrag som skaper energi og tilhørighet i rommet.
Noen ganger skjer dette gjennom sosiale opplevelser som matlagingskurs eller vinsmaking. Andre ganger gjennom en foredragsholder som kan underholde og engasjere kolleger i samtale. På den måten blir fysiske arrangementer en mulighet til å styrke relasjoner som ellers kan være vanskelige å bygge i en digital hverdag.
For foredragsholdere betyr dette at rollen er i endring. Det handler ikke lenger bare om å dele kunnskap, men om å kombinere kunnskap og underholdning på en måte som gir kolleger noe å snakke om dagen etter.
2. Interaksjon får større plass
Et annet tema som gikk igjen under Optimeet-messen, var møteplanleggernes økende interesse for alternative formater som workshops.
Mange virksomheter jobber aktivt med å bryte ned siloer mellom avdelinger og team, og workshops blir ofte sett på som en effektiv måte å få det til på. Workshops krever at deltakerne interagerer, deler perspektiver og jobber sammen – ofte med kolleger de ellers ikke ville samarbeidet med.
På den måten bidrar selve formatet til å skape de samtalene og relasjonene mange organisasjoner etterspør. Denne utviklingen stiller også nye krav til foredragsholdere.
I stedet for å levere en klassisk enveispresentasjon, blir mange nå bedt om å involvere publikum mer aktivt. Det kan være å invitere til små diskusjoner, stille spørsmål underveis eller skape rom der deltakerne deler tanker med hverandre under foredraget.
For foredragsholdere betyr ikke dette nødvendigvis at man må forlate det tradisjonelle foredraget. Men det betyr at mange arrangører ser etter foredragsholdere som kan kombinere solid faglig innhold med elementer som trekker publikum inn i opplevelsen.
Resultatet er at foredraget i større grad blir en ramme for samtale, fremfor enveiskommunikasjon.
3. Bærekraft har kommet tilbake på agendaen
Bærekraft var et annet tema det var umulig å unngå på messen.
Bærekraft tar mange former i møte- og arrangementsbransjen, men akkurat nå er det spesielt ett aspekt som skiller seg ut: et økende fokus på å støtte det lokale. Dette kom til uttrykk både i mattilbudet, der mange steder fremhevet lokale råvarer, og i valg av lokasjoner.
Der noen virksomheter tidligere samlet ansatte langt unna til konferanser eller samlinger i andre byer eller land, er det nå større fokus på å møtes nærmere hjemstedet. Denne utviklingen drives av en kombinasjon av klimahensyn, kostnadsbevissthet og et ønske om å gjøre det enklere for ansatte å delta.
For foredragsholdere kan dette skape nye muligheter. Når virksomheter arrangerer flere lokale events, fører det ofte til hyppigere, mindre samlinger i stedet for noen få store konferanser i året. Det betyr at foredragsholdere kan oppleve flere oppdrag på regionale arrangementer, nærmere virksomhetens hverdag.
Denne utviklingen krever større fleksibilitet fra foredragsholdere.
Mindre publikum krever ofte en annen tilnærming. Å snakke til en gruppe på 30 personer er noe helt annet enn å stå foran 100 eller flere på en konferanse. Formatet blir mer intimt, forventningene til dialog øker, og foredragsholdere må ofte tilpasse foredrag eller workshops til ulike settinger.
Optimeet viste tydelig at møte- og arrangementsbransjen er i kontinuerlig utvikling. Der arrangementer tidligere primært handlet om å dele informasjon, dreier de seg nå i større grad om relasjoner, fellesskap og felles opplevelser.
For foredragsholdere betyr ikke dette nødvendigvis færre muligheter, men nye forventninger til hvordan de bidrar til et arrangement.
Foredragsholdere som klarer å kombinere solid innhold med energi, engasjement og en følelse av felles opplevelse, vil derfor være spesielt godt posisjonert blant møteplanleggerne som former fremtidens arrangementer.